Ausencias personales

La pantalla Ausencias personales (menú Logística, ruta /logistica/ausencias-personales) centraliza las ausencias de empleados y su impacto en Planificar semana, Jornadas y la sugerencia automática de planificación.

Para qué sirve

Sin control de ausencias	Con ausencias bien gestionadas
Se planifica o asigna despacho a quien no debe trabajar.	Planificar semana bloquea celdas cuando hay ausencia aprobada ese día.
No queda claro qué días del rango cuentan realmente como ausencia.	La lista de excepciones indica qué días del rango dejaron de contar como ausencia efectiva.
Baja médica sin respaldo documental.	Comprobante adjunto (imagen o PDF) en ausencias tipo Baja médica.

Más adelante en esta guía se explican las excepciones (cuando el empleado trabajó un día pese a la ausencia) y los pendientes de reposición (seguimiento de esos días).

Permisos

Los permisos aparecen en administración bajo Logística:

Permiso	Qué habilita
Ausencias personales	Ver el listado, filtrar y Ver excepciones.
Crear ausencias	Botón Nueva ausencia.
Editar ausencias	Editar, aprobar y gestionar comprobantes de baja médica.
Eliminar ausencias	Borrar un registro (con confirmación).
Reabrir ausencias no repuestas	Volver a abrir un pendiente cerrado como «no repuesto» (véase Reposición de días no efectivos).

Qué es una ausencia (conceptos básicos)

Cada registro define:

• Empleado afectado.
• Tipo: vacaciones, baja médica, permiso u otro.
• Inicio y Fin: rango inclusivo de calendario.
• Estado: Pendiente de aprobación, Aprobada o Rechazada.

Una ausencia aprobada hace que cada día entre inicio y fin cuente como ausencia para planificación y jornadas, excepto los días marcados como excepción (más adelante: días en que el empleado sí tuvo despacho y ese día deja de contar como ausencia efectiva).

Tipo	Uso habitual
Vacaciones	Periodos planificados de descanso.
Baja médica	Incapacidad; admite comprobante. Los despachos Pendiente de hoy o futuro se sustituyen al aprobar. Otros despachos activos en el rango siguen bloqueando la baja. Si solo había inasistencias al despacho, al aprobar puede reclasificarlas (véase más abajo).
Permiso	Ausencia puntual o corta autorizada.
Otro	Cualquier otro motivo registrado administrativamente.

Estructura de la pantalla

Filtro y listado

• Empleado (lista con búsqueda): filtra la tabla; Todos muestra todas las ausencias.
• Reglas de ausencias: abre un modal de ayuda con el resumen operativo (baja médica frente a otras ausencias, inasistencias, corte a casa y reposición). Úselo como recordatorio en pantalla; el detalle ampliado sigue en esta guía.
• Nueva ausencia (con permiso de creación): abre el formulario en modal.
• Tabla principal (paginada y ordenable):

Columna	Significado
Acciones	Editar, Eliminar, Ver excepciones.
Empleado	Persona afectada.
Tipo	Vacaciones, Baja médica, Permiso u Otro.
Inicio / Fin	Rango de la ausencia.
Estado	Pendiente de aprobación, Aprobada o Rechazada (se muestra con colores en la tabla para identificarlo de un vistazo).
Solicitada por el empleado	Sí (verde) o No (azul) si el registro provino de una solicitud del empleado.
Observación del administrador / del empleado	Notas (la del empleado es solo lectura en la web).
Excepciones	Número de días del rango con excepción (véase más abajo).

Si hay días pendientes de reponer, aparece un aviso encima de las pestañas (fuera del bloque de pestañas) con un botón Ver pendientes por reponer que abre directamente la pestaña correspondiente.

La pantalla usa tres pestañas:

Pestaña	Contenido
Registro de ausencias	Filtro, Nueva ausencia y tabla principal paginada.
Pendientes por reponer	Lista de días con ausencia no efectiva que aún deben decidirse (reposición o No se repondrá).
No se repondrá	Lista histórica de días marcados con No se repondrá.

Los detalles de reposición están en Reposición de días no efectivos.

Crear o editar una ausencia

Use Nueva ausencia o Acciones → Editar. El formulario en modal incluye:

Campo	Uso
Empleado *	Obligatorio.
Tipo *	Vacaciones, Baja médica, Permiso u Otro.
Inicio / Fin *	Rango inclusivo; la fecha fin no puede ser anterior al inicio.
Estado *	Pendiente de aprobación, Aprobada o Rechazada.
Solicitada por el empleado	Solo consulta en edición.
Observación del administrador	Texto libre para el equipo administrativo.
Observación del empleado	Solo lectura.

Al guardar, el sistema comprueba que no exista otra ausencia solapada del mismo empleado (aprobadas o pendientes).

Si la ausencia queda Aprobada y hay despachos Pendiente en fechas de hoy o futuras, SamEffix muestra un preview de impacto antes de confirmar: lista las fechas afectadas, cuántos pendientes se marcarán como sustituidos por ausencia, y si alguna jornada queda por debajo del objetivo de plan. También puede quedar un aviso en las notificaciones del encabezado (Jornadas con objetivo incompleto).

Sustitución de despachos Pendiente (hoy o futuro)

Al crear o aprobar una ausencia:

• Los despachos del empleado en estado Pendiente con fecha de jornada hoy o posterior pasan a un estado Sustituido por ausencia según el tipo (vacaciones, baja médica, permiso u otro motivo).
• El despacho no se borra: queda el historial de lo planificado frente a lo que no se ejecutará por la ausencia.
• En esos días la ausencia sí cuenta como efectiva. No se crea una excepción por día para esos pendientes.

¿Por qué no hay excepción al sustituir?

• La excepción por día existía para permitir que un despacho siguiera siendo ejecutable aunque hubiera una ausencia aprobada solapada.
• Si el despacho queda sustituido por ausencia, ya no se ejecutará; por tanto la ausencia debe ser efectiva y el historial vive en el estado del despacho, no en una excepción. En Apertura / Monitoreo (pestaña Despachos) verá la subpestaña Sustituidos por ausencia con el detalle de ese día.

Si el despacho ya está en ciclo (por ejemplo En ruta), no se sustituye: siguen las reglas anteriores (confirmación y excepción en vacaciones/permiso/otro; bloqueo en baja médica si hay despachos activos distintos de pendientes sustituibles).

Al dejar de aprobar la ausencia (pasa a pendiente o rechazada), los despachos Sustituido por ausencia del rango vuelven a Pendiente.

Estados y reglas al cambiar

Estado	Efecto operativo
Pendiente de aprobación	Registrada; no bloquea planificación ni jornadas. Sigue visible en notificaciones de Inicio hasta que la apruebe o rechace.
Aprobada	Cada día del rango sin excepción cuenta como ausencia (bloqueos en Planificar semana, restricciones en Jornadas, etc.).
Rechazada	La solicitud queda cerrada; no bloquea operación (igual que pendiente para planificación). Se elimina la notifiación de aunsencia pendiente pro aprobar

Cambio	Qué hace el sistema
Pendiente → Aprobada	Aplica bloqueos; sustituye despachos Pendiente de hoy/futuro (sin excepción); si hay despachos ya en ciclo, puede crear excepciones (vacaciones/permiso/otro) o bloquear (baja). Quita la notificación de pendientes en Inicio.
Pendiente → Rechazada	Cierra la solicitud sin efecto operativo; quita la notificación de pendientes.
Rechazada → Aprobada	Mismas reglas que al aprobar (incluido aviso si hay despachos en rango ya aprobada).
Aprobada → Pendiente o Aprobada → Rechazada	Pide confirmación: deja de bloquear planificación/jornadas, elimina excepciones por día y pendientes de reposición de esa ausencia.

Al guardar una ausencia ya aprobada cuyo rango sigue teniendo despachos, puede aparecer un aviso para confirmar excepciones (como antes).

Al cambiar el tipo desde Baja médica con comprobante adjunto, la web pide confirmación antes de guardar (el comprobante se elimina al guardar).

Baja médica e inasistencias al despacho

En la pantalla, el botón Reglas de ausencias resume este apartado y el flujo del día (inasistencia → justificativo → baja).

Si registra o aprueba una Baja médica y en el rango hay despachos marcados como Inasistencia:

• Con estado Pendiente de aprobación, puede guardar sin problema; los despachos siguen como inasistencia hasta que la baja quede Aprobada.
• Con estado Aprobada, SamEffix muestra un diálogo de confirmación con las fechas afectadas. Si continúa, esos despachos pasan a Inasistencia anulada por baja médica posterior y dejan de contar como inasistencia (por ejemplo en el reporte de asistencia y en totales que penalizan).
• Si luego deja de aprobar la baja (pasa a pendiente o rechazada), esos despachos vuelven a Inasistencia.

Esto no aplica a despachos en otros estados activos (completado, cortes de apoyo, en ruta, etc.): en esos casos la baja médica sigue bloqueada en el rango. Los Pendiente de hoy o futuro sí se pueden sustituir al aprobar (véase Sustitución de despachos Pendiente).

Baja médica: comprobante

Si el tipo es Baja médica, el bloque Comprobante de baja médica aparece en el modal de alta o edición.

Quién puede subirlo

Origen	Cuándo
Empleado (chofer)	Desde la app móvil, al registrar o ampliar la solicitud de baja, mientras la ausencia sigue sin aprobar. Tras aprobarla, el chofer ya no puede cambiar el comprobante desde la app.
Administración (web)	En Nueva ausencia o Editar ausencia: elija archivo y pulse Adjuntar comprobante, o guarde la ausencia (si ya eligió archivo, puede subirse al guardar). En la web puede adjuntar o sustituir el comprobante también si la ausencia ya está aprobada.

Si el chofer ya cargó el documento desde la app, al Editar ausencia en la web verá los botones de comprobante sin tener que volver a subirlo.

Descargar y revisar (Editar ausencia)

Cuando la ausencia ya tiene comprobante guardado:

• Pulse Ver / descargar comprobante: el navegador descarga el archivo (imagen o PDF) para revisarlo, archivarlo o reenviarlo.
• Quitar comprobante elimina el adjunto del sistema (pide confirmación).

Formatos admitidos: imagen (JPEG, PNG, WebP) o PDF, máximo 5 MB (texto de ayuda en pantalla).

Si cambia el tipo de Baja médica a otro, el comprobante se elimina al guardar.

Regla estricta: no puede crear ni aprobar baja médica si en el rango el empleado tiene despachos activos que no sean pendientes sustituibles (hoy/futuro). Ajuste fechas o retire esos despachos antes.

Notificaciones desde Inicio

Si en Inicio hay aviso de ausencias pendientes de aprobación, al abrir una notificación SamEffix abre esta pantalla en Editar esa ausencia. Al pasar a Aprobada o Rechazada y guardar, la notificación desaparece del panel.

Si al aprobar una ausencia alguna jornada queda por debajo del objetivo de plan (despachos vigentes menores que el objetivo), puede aparecer el panel Jornadas con objetivo incompleto en las notificaciones del encabezado, con la fecha y el empleado afectados.

Excepciones por día

Una excepción es un día dentro del rango de una ausencia aprobada en el que la ausencia no es efectiva: normalmente porque el empleado sí tenía despacho ese día.

Cómo aparecen

• Al aprobar (o crear aprobada) una ausencia con despachos ya en ciclo (no Pendiente de hoy/futuro): el sistema puede marcar esas fechas como excepción (motivo habitual: asignado en preapertura o en apertura). Los Pendiente de hoy/futuro no generan excepción: se sustituyen (véase arriba).
• Al asignar despachos en Jornadas a quien tiene ausencia aprobada ese día: puede marcarse el día como no efectivo y generarse un pendiente de reposición (véase la sección siguiente).

Ver el detalle

Acciones → Ver excepciones abre un modal con el rango de la ausencia (inicio y fin) y una tabla de los días que tienen excepción:

Columna	Contenido
Fecha	Día concreto del rango.
Motivo	Por qué ese día dejó de contar como ausencia efectiva (por ejemplo Asignado despacho en preapertura).

Si no hay excepciones, el modal lo indica con un mensaje informativo. La columna Excepciones del listado resume cuántos días aparecen en esa tabla.

Editar fechas o empleado

• Si acorta inicio o fin y quedan excepciones fuera del nuevo rango, el sistema puede pedir confirmación para eliminarlas.
• Si cambia el empleado, se reinician las excepciones según los despachos del nuevo empleado en el rango.

Reposición de días no efectivos

Cuando un día de ausencia aprobada pasa a ser no efectivo (hay excepción por despacho), SamEffix crea un pendiente de reposición para ese empleado y esa fecha. El flujo habitual es: excepción → pendiente por reponer → Iniciar reposición (nueva ausencia en otra fecha) o No se repondrá (cerrar sin compensar).

Aviso y pestaña «Pendientes por reponer»

Si hay días con decisión pendiente, verá un aviso ámbar encima de las pestañas (fuera del bloque de pestañas) con el resumen y el botón Ver pendientes por reponer, que abre la pestaña homónima. Esa pestaña muestra un contador en el título cuando hay pendientes y una tabla con Empleado, Fecha, Tipo y Acciones.

Acción	Qué hace
Iniciar reposición	Abre Nueva ausencia con el mismo empleado y tipo; Inicio y Fin coinciden con la fecha del día excepcionado. Al guardar, cierra el pendiente y quita la excepción de ese día en la ausencia original.
No se repondrá	Cierra el pendiente (pide confirmación) y lo mueve a la pestaña No se repondrá.
Actualizar	Recarga pendientes y no repuestos (en el aviso o en cada pestaña de reposición).

Pestaña «No se repondrá»

Lista de días ya cerrados sin reposición. Si no hay filas, se muestra un mensaje informativo.

Acción	Qué hace
Reabrir pendiente	Devuelve el caso a la pestaña Pendientes por reponer. Requiere permiso Reabrir ausencias no repuestas.
Actualizar	Recarga ambas listas de reposición.

Desde Jornadas

En preapertura, el asistente Reponer ausencias no efectivas permite indicar una nueva fecha opcional por cada día no efectivo del proceso actual, sin pasar por el panel ámbar de esta pantalla.

Impacto en otras pantallas

Pantalla	Comportamiento
Planificar semana	Celda no editable si hay ausencia aprobada efectiva ese día.
Jornadas	Restricciones al planificar despachos; posible excepción y pendiente al asignar; baja médica impide despachos en el rango.
Sugerencia de plan semanal	Ausencias que cubren todos los días laborables pueden dejar al empleado sin turno sugerido (motivo en el resumen de la sugerencia).

Mensajes y validaciones frecuentes

Situación	Qué hacer
Ausencia solapada para el empleado	Ajuste fechas o edite/cierre la otra ausencia.
Fecha fin anterior al inicio	Corrija el rango.
Rango con despachos (no baja médica)	Aparece el mismo aviso con calendario (días en ámbar). Puede Continuar y crear excepciones, cancelar o abrir Ver reglas de ausencias.
Baja médica con despachos activos en el rango	Aparece un aviso con calendario del rango y los días que chocan (borde rojo). Desde ahí puede abrir Ver reglas de ausencias. Elimine o ajuste esos despachos, o cambie fechas/tipo.
Baja médica con solo inasistencias en el rango	Confirme la reclasificación a inasistencia anulada por baja médica posterior.
Actualización elimina excepciones fuera de rango	Confirme o amplíe el rango.
Comprobante supera 5 MB o formato no válido	Use JPEG, PNG, WebP o PDF más ligero.

Flujo recomendado

1. Crear la ausencia (o abrirla desde notificaciones en Inicio).
2. Comprobar solapamientos; en baja médica, revise si el chofer ya adjuntó comprobante desde la app o súbalo usted en Editar ausencia.
3. Elija Estado (aprobar o rechazar solicitudes pendientes).
4. Revisar Ver excepciones si hubo despachos en el rango.
5. Resolver pendientes por reponer si aparecen (esta pantalla o Jornadas).
6. Antes de Planificar semana, filtrar por empleado y revisar ausencias del periodo.

Relación con otras guías

• Planificar semana: bloqueo de celdas por ausencia aprobada.
• Jornadas: despachos, días no efectivos y Reponer ausencias no efectivas.
• Patrones de trabajo y Asignaciones de horario: disponibilidad frente a la sugerencia automática.

Buenas prácticas

• Apruebe ausencias antes de planificar la semana o abrir jornadas del mismo periodo.
• En baja médica, use Ver / descargar comprobante en Editar ausencia para validar el documento que el chofer subió desde la app o el que adjuntó administración.
• Use observación del administrador para acuerdos (reposición en otra fecha, etc.).
• Mantenga al día los pendientes por reponer tras cambios en preapertura o apertura.
• Revise la lista de excepciones cuando el contador de la columna Excepciones suba sin esperarlo.